Informativa sul trattamento dei dati a norma degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE n. 2016/679 (General Data Protection Regulation)

Il notaio è un pubblico ufficiale che ha istituzionalmente un ruolo di garanzia e imparzialità; ha il compito di dare pubblica fede agli atti tra privati e alle informazioni in essi contenute, in modo che chiunque vi possa fare affidamento. Assicura, nel contempo, il controllo di legalità degli atti e una qualificata assistenza giuridica, diretta a far sì che gli atti stipulati realizzino per quanto consentito il risultato voluto dalle parti.

La raccolta dei dati

Per svolgere la propria funzione, il notaio deve utilizzare alcuni dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate. Si tratta di informazioni personali e/o patrimoniali che saranno trattate in modo sia elettronico che manuale. Le informazioni possono essere fornite direttamente da Lei o da altro interessato, oppure raccolte presso terzi, per lo più rivolgendosi ad archivi prevalentemente tenuti da soggetti pubblici, e più raramente privati.
A seconda della natura dell'incarico, il notaio consulterà quindi (o farà consultare) il Catasto, i Registri Immobiliari, il Registro delle Imprese, i Registri dello Stato Civile, l'Anagrafe e altri analoghi Pubblici Registri, ricavandone le informazioni che occorrono per il corretto espletamento dell'incarico. I registri consultati possono in qualche caso trovarsi all'estero, ad esempio qualora il notaio sia richiesto di ricevere un atto ove intervenga una società straniera.
Tali informazioni, raccolte nella misura strettamente necessaria alla funzione notarile, all’incarico ricevuto e ai conseguenti adempimenti contabili, fiscali e assicurativi, saranno conservate presso l’ufficio di Bologna in via dell’Indipendenza, 54 per il periodo stabilito delle rispettive normative di settore (ad esempio: legge notarile per gli atti originali, codice civile per gli adempimenti pubblicitari, normativa fiscale e tributaria per i dati di fatturazione e contabilità, normativa antiriciclaggio per le informazioni relative all’adeguata verifica); senza tali informazioni il notaio non potrà svolgere l'incarico affidatogli. I dati che La riguardano sono acquisiti di volta in volta per quanto necessario ai fini dei singoli atti o delle singole operazioni, cui restano associati nei nostri archivi, sia cartacei che informatici.

La comunicazione dei dati

Il notaio è tenuto a comunicare determinati dati ad alcuni soggetti pubblici: ciò avviene solo nei casi previsti e con le modalità previste dalla legge. I dati trasmessi andranno per lo più ad aggiornare quegli stessi Pubblici Registri dai quali sarà stata tratta la maggior parte dei dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate all'atto e necessari per l'espletamento dell'incarico conferito. La trasmissione dei dati avviene in forma per lo più telematica, attraverso dati strutturati, avvalendosi di strumenti informatici e telematici installati presso lo studio notarile. I notai italiani hanno realizzato un'apposita rete telematica riservata e protetta (Rete Unitari del Notariato), a copertura nazionale, e un proprio sistema di firma digitale governato da una propria Autorità di Certificazione, onde garantire ai cittadini la massima sicurezza anche nella trasmissione dei dati.
I dati personali saranno per lo più comunicati all'Agenzia delle Entrate, ai Registri Immobiliari, al Catasto, all’Ufficio dei Registri dello Stato Civile, al Registro delle Imprese, alla Cancelleria del Tribunale, all'Archivio Notarile Distrettuale, alla banca dati delle Disposizioni Anticipate di Trattamento, alla banca dati delle amministrazioni di sostegno, ecc. Trattasi, per lo più, di archivi e registri pubblici consultabili da chiunque. Il notaio, nella sua qualità di titolare del trattamento non ha l'intenzione di trasferire i dati personali a un paese terzo. I dati potranno anche essere comunicati, esclusivamente per le finalità sopra indicate, a determinati soggetti privati, tra i quali istituti bancari, consulenti legali o fiscali e altri liberi professionisti. Potranno essere altresì occasionalmente affidati a fornitori di servizi postali, se ritenuto necessario nell’ambito delle finalità sopra menzionate. Come previsto dal D.lg. 16 novembre 2007, n. 231, norme di attuazione, modifiche e integrazioni, i dati potranno essere comunicati anche all’ Unità d’Informazione Finanziaria (UIF) in adempimento degli obblighi antiriciclaggio e antiterrorismo imposti al notaio e successivamente elaborati da parte dell'Autorità pubblica competente. Altri soggetti potrebbero venire a conoscenza dei dati in qualità di responsabili o incaricati del trattamento.
In nessun caso i dati personali trattati saranno oggetto di diffusione.

Categorie particolari di dati personali

Ai sensi degli artt. 9 e 10 del Regolamento UE n. 2016/679, Lei potrebbe conferire al notaio per l’esecuzione dell’incarico dati qualificabili come “categorie particolari di dati personali” e cioè quei dati che rivelano “l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona” o dati personali relativi a condanne penali e reati. Tali categorie di dati potranno essere trattate solo previo Suo libero ed esplicito consenso, manifestato in forma scritta o perché imposto dalla legge o ai sensi dell’art. 9, paragrafo 2, lett. f) e g), del Regolamento UE n. 2016/679. Senza tali informazioni il notaio non potrà svolgere l'incarico affidatogli.

Esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione

Il notaio non adotta alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22, paragrafi 2 e 4, del Regolamento UE n. 2016/679.

Dati erronei o non aggiornati

Lei ha diritto di accedere in ogni momento ai dati personali che La riguardano. Allo stesso modo può richiedere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che La riguardano o di opporsi per motivi legittimi ad un loro specifico trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati e alla revoca del consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca e fatto salvo quanto di seguito specificato per il diritto alla cancellazione; ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo individuata dalla legge italiana.

Diritto alla cancellazione (c.d. diritto all'oblio)

L'atto notarile, come ogni altro analogo documento pubblico destinato a pubblici archivi, deve essere conservato inalterato nel tempo nel suo tenore originario; pertanto i dati personali conferiti per l’incarico professionale non potranno essere cancellati ove siano stati riportati in registri o atti tenuti secondo la legge 16 febbraio 1913, n. 89 e ss.mm.ii. in quanto acquisiti:

1. per l'adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento;
2. nell'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;
3. ai fini di archiviazione nel pubblico interesse;
4. per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Per lo stesso motivo ogni successiva modifica dei dati ivi contenuti non dovrà e non potrà comportare modifica dell'atto, ma sarà documentata con le modalità sue proprie. Il trasferimento di residenza, ad esempio, sarà comunicato all'Anagrafe, ma non comporta modifica dell’atto notarile. Allo stesso modo, concluso il pagamento di un mutuo ipotecario non si distruggerà il relativo atto, né si eseguirà su di esso alcuna annotazione, ma dell'estinzione della garanzia che assiste il debito si potrà dare pubblicità presso i Registri Immobiliari seguendo le procedure previste dalla Legge.
Qualora gli atti notarili richiedano, invece, di essere corretti a causa dell’obiettiva erroneità di alcuni loro elementi, la rettifica potrà essere eseguita solo con un ulteriore atto notarile.

Il titolare del trattamento dei dati personali è il Notaio Roberto Moscatiello con sede in via Dell'Indipendenza, 54 – 40121 Bologna - Tel. 051 255999 Fax 051 4214569 - E-mail: robertomoscatiello@notaiomoscatiello.it  al quale potrà essere indirizzata ogni richiesta. Si precisa che il titolare del trattamento è un singolo libero professionista.

Testo a cura del Consiglio Nazionale del Notariato