Atti stranieri da utilizzare in Italia e atti italiani da utilizzare all'estero

Lo studio notarile ha comprovata esperienza nella predisposizione di atti e documenti, notarili e non, da e per l’estero e nella cura delle formalità (traduzioni, legalizzazione, apostille, ecc.) necessarie affinché atti, documenti o certificati formati in Italia possano essere utilizzati all’estero e, viceversa, atti, documenti o certificati formati all’estero possano essere utilizzati in Italia.
Lo studio notarile si occupa della legalizzazione e dell’apostille, oltre che della traduzione, di qualsiasi atto, documento o certificato (atti notarili e non, certificati comunali, visure camerali, ecc.).
Per la predisposizione di documenti da e per l’estero è possibile contattare lo studio notarile inviando una e-mail al seguente indirizzo: elisabiscotti@notaiomoscatiello.it.
Per la traduzione e il giuramento della traduzione di documenti da e per l’estero è possibile contattare lo studio notarile inviando una e-mail al seguente indirizzo: elisabiscotti@notaiomoscatiello.it.
Per legalizzazioni e apostille contattare lo studio notarile inviando una e-mail al seguente indirizzo: margheritasaponara@notaiomoscatiello.it.

Un mio parente vive all’estero e non può venire in Italia a firmare l’atto di vendita. Come può fare?

Nel caso in cui il vostro parente, amico, ecc. sia residente all’estero e non possa recarsi in Italia per firmare l’atto notarile, sarà possibile rivolgersi a un notaio straniero o alla rappresentanza diplomatica o consolare italiana all’estero per rilasciare una procura. Spesso dall’estero arrivano procure che poi non possono essere utilizzate in Italia a causa di vizi formali o sostanziali. Per questo motivo è bene prendere prima contatti con lo studio notarile che predisporrà il testo della procura e poi, sempre indirizzati dallo studio notarile, prendere contatti con il notaio straniero o con la rappresentanza diplomatica o consolare italiana all’estero.

Atti e documenti provenienti dall’estero e da utilizzare in Italia

Atti e documenti formati da organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero o dai funzionari da loro delegati non sono considerati atti “stranieri” e possono essere direttamente utilizzati in Italia senza necessità di alcuna formalità.
Per regola generale, a norma dell’art. 33, comma 2, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (recante “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”), atti e documenti formati da un’autorità straniera per poter essere validamente utilizzati in Italia devono essere legalizzati dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero.
La legalizzazione è un procedimento amministrativo piuttosto farraginoso e lungo, spesso in contrasto che le moderne esigenze di rapida circolazione internazionale di atti e documenti, e così alcuni Paesi, tra i quali l’Italia, hanno adottato lo strumento dell’apostille, ossia un procedimento semplificato e sostitutivo della legalizzazione. L’apostille può però essere utilizzata soltanto se il Paese estero dal quale proviene l’atto (o il documento) straniero ha aderito alla convenzione internazionale dell’Aja del 5 ottobre 1961 sulle apostille.
In alcuni limitati casi, poi, l’Italia ha sottoscritto con determinati Paesi esteri delle convenzioni internazionali bi o plurilaterali in forza delle quali atti o documenti formati all’estero possono essere direttamente utilizzati in Italia senza necessità di alcuna formalità (né la legalizzazione, né l’apostille).
In ogni caso, atti e documenti formati all’estero per poter essere utilizzati in Italia devono essere tradotti in lingua italiana.

Atti e documenti italiani destinati all’estero

Per regola generale, a norma dell’art. 33, comma 1, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, atti e documenti formati in Italia per poter essere utilizzati all’estero devono essere legalizzati a cura dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente o di altri organi e autorità delegati dallo stesso
La legalizzazione è un procedimento amministrativo piuttosto farraginoso e lungo, spesso in contrasto che le moderne esigenze di rapida circolazione internazionale di atti e documenti, e così alcuni Paesi, tra i quali l’Italia, hanno adottato lo strumento dell’apostille, ossia un procedimento semplificato e sostitutivo della legalizzazione. L’apostille può però essere utilizzata soltanto se il Paese estero al quale è destinato l’atto (o il documento) italiano ha aderito alla convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961.
In alcuni limitati casi, poi, l’Italia ha sottoscritto con determinati Paesi esteri delle convenzioni internazionali bi o plurilaterali in forza delle quali atti e documenti italiani possono essere direttamente utilizzati all’estero senza necessità di alcuna formalità (né la legalizzazione, né l’apostille).
Atti e documenti formati in Italia possono essere tradotti in Italia oppure nel Paese di destinazione.

Che cos’è la legalizzazione?

Immaginiamo un atto firmato da un notaio cinese. Nel momento in cui si perfeziona l’atto occorre far presente al notaio cinese che l’atto dovrà essere utilizzato in Italia. Il notaio cinese provvederà a far legalizzare la propria firma dalla competente autorità cinese, ossia un’autorità cinese superiore attesterà che la firma apposta su quell’atto è la vera e autentica firma del notaio cinese (legalizzazione esterna). L’atto così legalizzato dalla competente autorità cinese deve essere portato alla rappresentanza diplomatica o consolare italiana in Cina; qui il funzionario delegato della rappresentanza diplomatica o consolare italiana in Cina provvederà a legalizzare nuovamente il documento, ossia l’autorità italiana all’estero attesterà che la legalizzazione apposta su quell’atto dall’autorità cinese è vera e autentica (legalizzazione interna). Solo dopo la doppia legalizzazione esterna (dell’autorità cinese) e interna (dell’autorità italiana all’estero) l’atto potrà essere spedito e utilizzato in Italia dove si provvederà alla sua traduzione.
Nell’ipotesi inversa di atto o documento italiano destinato all’estero, la competenza alla legalizzazione può essere della Prefettura o della Procura della Repubblica.

Qual è il vantaggio dell’apostille?

L’apostille è un procedimento semplificato e sostitutivo della legalizzazione. Abbiamo visto che la legalizzazione presuppone un doppio passaggio, ossia una doppia legalizzazione: quella esterna e quella interna. Ebbene, se il Paese dal quale proviene l’atto (o documento) o al quale l’atto (o il documento) è destinato ha aderito alla convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, non sarà necessario il doppio passaggio (non saranno necessarie le due legalizzazioni interna ed esterna).
Immaginiamo un atto firmato da un notaio spagnolo. Nel momento in cui si perfeziona l’atto occorre far presente al notaio spagnolo che l’atto dovrà essere utilizzato in Italia. Il notaio spagnolo provvederà a far apporre l’apostille al proprio atto, ossia un’autorità spagnola superiore attesterà la qualifica ufficiale del notaio che ha sottoscritto l’atto e l’autenticità del suo sigillo. L’apostille consiste materialmente nell’apposizione sull’atto di un modello uniforme in tutti i Paesi che hanno aderito alla convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961. L’atto, così munito dell’apostille (dall’autorità spagnola), potrà essere spedito e utilizzato in Italia (senza dover passare dalla rappresentanza diplomatica o consolare italiana in Spagna) dove si provvederà alla traduzione.
Atti e documenti italiani destinati all’estero devono essere muniti dell’apostille della Prefettura o della Procura della Repubblica.
Per l’elenco dei Paesi che hanno aderito alla convenzione internazionale dell’Aja del 5 ottobre 1961 clicca qui, ma attenzione l’elenco è in continua evoluzione. Affidati allo studio notarile.

Convenzioni internazionali

Come detto esiste un terzo regime di circolazione degli atti stranieri (oltre alla legalizzazione e all’apostille) o, meglio, una sorta di non regime, nel senso che l’atto può circolare liberamente tra i due Paesi (quello di partenza e quello di destinazione). Ma ciò è possibile solo se tra l’Italia e il Paese estero esiste una specifica convenzione internazionale bi o plurilaterale.
Esiste in particolare la convenzione plurilaterale di Bruxelles del 25 gennaio 1987 relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri dell’Unione Europea che, tuttavia, è stata ratifica solo da Italia, Danimarca, Irlanda, Belgio e Francia. Esistono specifiche convenzioni internazionali bilaterali con Austria, Germania a altri Paesi.
Sarà lo studio notarile a verificato lo stato del diritto internazionale in relazione allo specifico Paese.

Traduzione

In ogni caso, l’atto proveniente dall’estero, se redatto in lingua diversa dall’italiano, deve essere tradotto in lingua italiana. La traduzione deve essere asseverata, cioè certificata conforme al testo in lingua straniera. La traduzione e l’asseverazione possono essere fatte direttamente dal notaio se conosce la lingua straniera; diversamente, può essere effettuata da qualsiasi persona che conosca la lingua straniera (non occorre un “traduttore ufficiale”) e che, davanti al notaio, giurerà di aver bene e fedelmente tradotto il documento.
L’atto italiano destinato all’estero può essere tradotto in Italia o nel Paese di destinazione.

È complicato!

Sì, ma sarà lo studio notarile a occuparsi di tutto.