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Protocollo prassi operativa e guida per la formazione del personale in materia antiriciclaggio

Dopo lo Studio n. 1_2020/B, Le Regole Tecniche del C.N.N. e le buone prassi organizzative in materia di antiriciclaggio, approvato dalla Commissione Antiriciclaggio il 18 febbraio 2020 e dal Consiglio Nazionale del Notariato il 28 febbraio 2020, lo studio notarile ha aggiornato il presente protocollo. Lo Studio del Consiglio Nazionale del Notariato (CNN) ripercorre il quadro normativo attuale, composto sia dalla norma primaria che dalle Regole Tecniche del CNN che l’hanno integrata, e individua le attività da compiere per la rilevazione del rischio e la successiva adeguata verifica collegata, distinguendone le tipologie, le relative condizioni e modalità di esecuzione; da ultimo, individua gli adempimenti in materia di organizzazione interna dello studio e formazione del personale. Successivamente si segnalano, in particolare, lo Studio n. 1_2023/B, La ricerca del titolare effettivo, approvato dalla Commissione Antiriciclaggio il 9 gennaio 2023 e dal Consiglio Nazionale del Notariato il 3 febbraio 2023 e lo Studio n. 1-bis_2023/B (aggiornamento dello Studio n. 1_2023/B), La ricerca del titolare effettivo, approvato dalla Commissione Antiriciclaggio il 9 gennaio 2023 e approvato dal Consiglio Nazionale del Notariato il 3 febbraio 2023.

La Regola Tecnica del CNN sugli indicatori d'anomalia e sui sub-indici applicabili all'attività notarile

Il CNN, quale organismo di autoregolamentazione della categoria, nella seduta del 15 dicembre 2023, ai sensi del combinato disposto dell'art. 11, comma 2 e dell'art. 15, comma 1 del D.lg. 21 novembre 2007, n. 231, ha elaborato e approvato la selezione degli indicatori di anomalia e i sub-indici riferibili alla concreta attività svolta dai notai, indicando altresì i criteri per il corretto utilizzo degli indicatori di anomalia e dei sub-indici selezionati e la relativa Regola Tecnica; nelle more dell’espressione del prescritto parere da parte del Comitato di Sicurezza Finanziaria del MEF, quanto ivi previsto troverà applicazione come criterio e metodologia per l’analisi e la valutazione del rischio di cui all’art. 15 del D.lg. 21 novembre 2007, n. 231.

  1. Come criteri generali per il corretto utilizzo degli indicatori di anomalia e dei sub-indici selezionati dal CNN:
    la semplice ricorrenza di uno o più indicatori di anomalia e dei sub-indici selezionati dal CNN non determina di per sé alcun obbligo di segnalazione di operazione sospetta, essendo essa rimessa al pridente apprezzamento del notaio;
  2. le operatività descritte nei singoli indicatori di anomalia e nei sub-indici sono da considerare sospette solo in presenza di circostanze soggettive (in quanto riferite al cliente) e oggettive (in quanto riferite alla prestazione  rofessionale) individuate sulla base delle informazioni acquisite o possedute nell'esercizio dell'attività istituzionale o professionale del notaio, fermo restando che non sono richieste acquisizioni documentali diverse da quelle ordinariamente richieste dall'attività notarile o indagini estranee all'ordinaria attività svolta;
  3. gli indicatori di anomalia e i sub-indici che presuppongono una conoscenza pregressa del cliente, all’interno d'un rapporto continuativo, non sono applicabili alle prestazioni professionali notarili;
  4. gli indicatori di anomalia e i sub-indici non presuppongono che il notaio controlli il cliente successivamente all'esecuzione della prestazione;
  5. gli indicatori di anomalia e i sub-indici che presuppongono la conoscenza di fatti e vicende relative al cliente o alla prestazione da svolgere potranno essere presi in considerazione solo ed esclusivamente laddove le informazioni
    1. abbiano le caratteristiche di fatti oggettivamente notori, in quanto fatti acquisiti alla conoscenza della collettività con tale grado di certezza da apparire incontestabili;
    2. risultino da fonti aperte qualificate, in quanto caratterizzate da elevati standard di credibilità, autorevolezza, attendibilità e indipendenza e alle quali i notai sono tenuti ad accedere nell'esecuzione della prestazione notarile, non potendo il notaio fondare il proprio convincimento dall'utilizzo di fonti aperte prive dei citati requisiti o acquisendo informazioni frutto d'indagini ulteriori e diverse da quelle normalmente connesse all'esercizio dell'attività notarile.

Le Regole Tecniche del CNN in materia antiriciclaggio

Il CNN, con delibera del 28 aprile 2023, ha altresì aprovato le Regole Tecniche in materia antiriciclaggio che riguardano:

  1. l'ambito d'applicazione;
  2. l’adeguata verifica, in particolare definendo l’ambito di applicazione e le modalità di esecuzione dell’adeguata verifica semplificata;
  3. la conservazione;
  4. le procedure e metodologie di analisi e valutazione del rischio e di controlli interni.

Sequenza operativa e modulistica

Lo studio notarile raccoglie per iscritto dal cliente alcune informazioni e dichiarazioni. A tal scopo, benché l’utilizzo di uno o più moduli non sia imposto da alcuna norma di legge (potendo essere sostituito da altra modalità ugualmente idonea), per garantire un ordinato svolgimento delle attività di adeguata verifica della clientela, lo studio notarile è dotato di una modulistica interna per la raccolta delle informazioni da parte del cliente in forma scritta.
A questo fine, lo studio notarile ha predisposto quattro documenti, che si integrano:

  1. il Modulo Unico, che il personale è tenuto a compilare seguendo la Sequenza Operativa;
  2. la Sequenza Operativa, che schematizza dal punto di vista logico e cronologico le operazioni da svolgere;
  3. la Copertina, da utilizzare quale sotto-fascicolo antiriciclaggio;
  4. l'ulteriore Copertina, da utilizzare quale sotto-fascicolo mezzi di pagamento;

il tutto integrato con le indicazioni dello Studio n. 1_2020/B, Le Regole Tecniche del C.N.N. e le buone prassi organizzative in materia di antiriciclaggio, approvato dalla Commissione Antiriciclaggio il 18 febbraio 2020 e dal Consiglio Nazionale del Notariato il 28 febbraio 2020.
Benché come ampiamente chiarito dal CNN i notai non siano tenuti a consultare le c.d. "fonti aprte" (in quanto sono tenuti a consultare esclusivamente fonti istituzionali, in quanto le uniche caratterizzate da elevati standard di credibilità, autorevolezza, attendibilità e indipendenza), lo studio é dotato (e utilizza, solo ed esclusivamente se ritenuto opportuno in relazione alla singola fattispecie concreta) il software SuiteNotaro/kYc Antiriciclaggio che consente una ricerca più rapida (e integrata col software gestionale dello studio) delle eventuali c.d. "fonti aperte" non istituzionali.

FAQ per il personale

Ulteriore documento di immediato utilizzo del personale dello studio notarile sono le Frequently Asked Questions. Si tratta di una guida interna di ausilio all’attività di formazione del personale, nella quale vengono riproposte le più ricorrenti domande, in modo da fornire una rapida risposta alle problematiche operative correnti.

Area riservata

Il personale è dotato di proprie credenziale per poter accedere alla Rete Unitaria del Notariato (RUN) ove é presente una Sezione Antiriciclaggio costantemente aggiornata a cura della Commissione Antiriciclaggio del CNN. Il personale é tenuto a consultarla periodicamente. Inoltre, sull'indirizzo e-mail dello studio notarile rmoscatiello@notariato.it (consultabile da tutto il personale dello studio notarile), viene giornalmente recapitato il CNN Notizie con la segnalazione delle novità, anche in materia antiriciclaggio.

Organizzazione

Gli adempimenti di adeguata verifica vengono svolti direttamente dal notaio in applicazione dei principi generali di proporzionalità, approccio basato sul rischio e in ragione della specificità dell'attività notarile, valutando caso per caso il grado di approfondimento. Il notaio ha recentemente svolto un incontro di formazione e aggiornamento in materia di antiriciclaggio organizzato dal Consiglio Notarile di Bologna e riconosciuto anche dal Consiglio Nazionale del Notariato (vedi il relativo attestato di partecipazione). Al personale viene, per lo più, demandata la raccolta della documentazione, ma non quella delle informazioni. Ciò nondimeno, il personale addetto all'istruttoria delle pratiche conosce il presente protocollo che viene costantemente aggiornato dal notaio. Fermo restando che le eventuali novità saranno prontamente segnalate dal notaio al personale, si rinvia al precedente paragrafo "Area riservata".

  1. Le operazioni vanno valutate in base al rischio considerandone la rilevanza economica anche riferita al profilo del cliente, il che impone un diverso livello di attenzione nell'esecuzione dell'adeguata verifica.
  2. E' stato predisposto il Modello Unico da utilizzare per raccogliere quelle informazioni che il cliente ha l’obbligo di rendere per iscritto.
  3. E' stata predisposta la Sequenza Operativa da seguire nell'esecuzione dell'adeguata verifica.
  4. All'apertura del fascicolo cartaceo deve essere formato il sotto-fascicolo antiriciclaggio (utilizzando la relativa Copertina) per contenervi la documentazione raccolta, le note e quanto altro pertinente all’attività di adeguata verifica (a eccezione dei mezzi di pagamento), in modo da tenere separato tale materiale dal restante fascicolo cartaceo e poterlo rendere separatamente disponibile in sede di ispezione, così rispettando sia il segreto professionale, sia la normativa in materia di trattamento dei dati personali.
  5. All'apertura del fascicolo cartaceo deve essere formato l'ulteriore sotto-fascicolo mezzi di pagamento (utilizzando l'ulteriore relativa Copertina) per contenervi la documentazione raccolta, in modo da tenere separato tale materiale dal restante fascicolo cartaceo e poterlo rendere separatamente disponibile in sede di ispezione, così rispettando sia il segreto professionale, sia la normativa in materia di trattamento dei dati personali.
  6. Acquisire, al primo momento utile, i documenti di identità delle parti e le informazioni in ordine alla loro attività lavorativa, per valutarne, se necessario, la congruità con l'operazione richiesta, in modo da verificare la permanenza delle condizioni per procedere con una adeguata verifica semplificata.
  7. Nel caso di intervento in atto di soggetti non personificati, individuare sempre il titolare effettivo secondo criteri indicati nel Modello Unico, nella Sequenza Operativa e nelle Regole Tecniche.
  8. Nel caso di ricorrenza di adeguata verifica ordinaria, acquisire per iscritto dal cliente informazioni sullo scopo e natura dell'operazione e, tendenzialmente, anche sulla consistenza patrimoniale come indicate dall’art. 1930 c.c.
  9. Nel caso di ricorrenza di adeguata verifica rafforzata, acquisire per iscritto dal cliente informazioni in ordine alla origine del patrimonio e dei fondi impiegati nell'operazione valutandone l'attendibilità; acquisire informazioni aggiuntive sul cliente per eseguire un'ulteriore verifica.
  10. Al più tardi al momento della stipula, o del compimento dell’operazione, acquisire dichiarazione scritta dal cliente in ordine alla non sussistenza di Persone Esposte Politicamente e/o titolari effettivi rispetto alle persone fisiche intervenute.
  11. Al più tardi al momento della stipula, o del compimento dell’operazione, s'accede al software del Consiglio Nazionale del Notariato per la valutaizone del rischio. Il software del Consiglio Nazionale del Notariato, in esito alla PROCEDURA DI MITIGAZIONE E RILEVAZIONE DEL RISCHIO (art. 16, comma 2, D.lg. 21 novembre 2007 n.231), genera un file in formato PDF che riassume la procedura con indicazione del Rischio inerente, del Rischio effettivo e del Rischio inerente dell'operazione, con attribuzione del relativo punteggio. Questo file viene stampato e conservato nel sotto-fascicolo antiriciclaggio (utilizzando la relativa Copertina).
  12. Quando ritenuto opportuno in relazione alla singola fattispecie concreta al prima o al momento della stipula può viene lanciato il software SuiteNotaro/kYc Antiriciclaggio per un controllo antiriciclaggio anche sulle c.d. "fonti aperte" non ufficiali. Se il controllo delle c.d. "fonti aperte" non ufficiali viene effettuato, la stampa dei relativi dettagli di riserca viene conservata nel sotto-fascicolo antiriciclaggio (utilizzando la relativa Copertina).
  13. Dopo la stipula o il compimento dell’operazione, effettuare una verifica finale della completezza del fascicolo, che dovrà contenere, in genere, documenti di identità e codici fiscali, mezzi di pagamento (sempre), visure camerali, delibere autorizzative, dichiarazione di assenza di PEP o altri interessati (titolari effettivi).
  14. La valutazione finale é effettuata solo dal notaio in calce al Modello Unico.

Materiale impiegato per la formazione e a disposizione del personale

  1. Lo Studio del CNN del 2020.
  2. La Sequenza Operativa per il personale.
  3. Le FAQ per il personale.
  4. Le Regole Tecniche del CNN.
  5. La Regola Tecnica degli indici di anomalia del CNN.
  6. La Selezione degli indicatori d'anomali dell'Unità di Informazione Finanziaria applicabili all'attività notarile. Approvata dal Consiglio Nazionale del Notariato il 15 dicembre 2023.
  7. L'elenco degli indicatori di anomalia dell’Unità di Informazione Finanziaria (UIF) per l’Italia.
  8. Indicatori di anomalia dell'Unità di Informazione Finanziaria per l'Italia (UIF). Banca d'Italia, provvedimento 12 maggio 2023, in G.U. n. 121 del 25 maggio 2023.
  9. Criteri per l'applicazione degli indicatori e dei sub-indici. Allegato al Provvedimento Banca d'Italia del 12 maggio 2023, in G.U. n. 121 del 25 maggio 2023.
  10. Schemi rappresentativi di comportamenti anomali ai sensi dell’articolo 6, comma 7, lett. b), del D.lg. 21 novembre 2007, n. 231. Operatività connessa con illeciti fiscali. Banca d’Italia. Comunicazione dell’Unità di Informazione Finanziaria del 10 novembre 2020.
  11. L'elenco dei modelli e schemi di comportamenti anomali dell’UIF.
  12. Accesso alla Sezione Antiriciclaggio della RUN.
  13. Accesso all'elenco dei Paesi Black-List della Sezione Antiriciclaggio della RUN.
  14. Il Modello Unico e le Copertine sono documenti riservati e non vengono qui pubblicati.
  15. Per l'accesso al software del Consiglio Nazionale del Notariato per la valutaizone del rischio clicca qui.
  16. Segnalazioni di operazioni sospette. Modalità e strumenti.
  17. Per la disciplina dell'uso del contante clicca qui.