Protocollo prassi operativa e guida per la formazione del personale in materia antiriciclaggio

Dopo lo Studio n. 1_2020/B, Le Regole Tecniche del C.N.N. e le buone prassi organizzative in materia di antiriciclaggio, approvato dalla Commissione Antiriciclaggio il 18 febbraio 2020 e dal Consiglio Nazionale del Notariato il 28 febbraio 2020, lo studio notarile ha aggiornato il presente protocollo. Lo Studio del Consiglio Nazionale del Notariato (CNN) ripercorre il quadro normativo attuale, composto sia dalla norma primaria che dalle Regole Tecniche del CNN che l’hanno integrata, e individua le attività da compiere per la rilevazione del rischio e la successiva adeguata verifica collegata, distinguendone le tipologie, le relative condizioni e modalità di esecuzione; da ultimo, individua gli adempimenti in materia di organizzazione interna dello studio e formazione del personale.

Le Regole Tecniche del CNN

Il CNN, quale organismo di autoregolamentazione della categoria, con delibere del 27 luglio 2017 e del 27 ottobre 2017, su parere del Comitato di Sicurezza Finanziaria (CSF) del 18 settembre 2018, ha adottato delle Regole Tecniche che riguardano:

1. l’adeguata verifica, in particolare definendo l’ambito di applicazione e le modalità di esecuzione dell’adeguata verifica semplificata;
2. la conservazione;
3. le procedure e metodologie di analisi e valutazione del rischio e di controlli interni.

Con il D.lg. 4 ottobre 2019, n. 125 è intervenuto il recepimento della V Direttiva (UE) 2018/843 del Parlamento europeo e del Consiglio del 30 maggio 2018 che ha apportato, per quanto attiene all'attività notarile, modifiche del tutto marginali al testo di legge vigente. Nell’attesa che le nuove Regole Tecniche del CNN, conformi alla V Direttiva, ottengano il prescritto parere del CSF, la regolamentazione interna dell’attività di valutazione del rischio dello studio notarile continua a essere retta dalle Regole Tecniche approvate dal CNN nel 2017.

Sequenza operativa e modulistica

Lo studio notarile raccoglie per iscritto dal cliente alcune informazioni e dichiarazioni. A tal scopo, benché l’utilizzo di uno o più moduli non sia imposto da alcuna norma di legge (potendo essere sostituito da altra modalità ugualmente idonea), per garantire un ordinato svolgimento delle attività di adeguata verifica della clientela, lo studio notarile è dotato di una modulistica interna per la raccolta delle informazioni da parte del cliente in forma scritta.
A questo fine, lo studio notarile ha predisposto tre documenti, che si integrano:

1. il Modulo Unico, che il personale è tenuto a compilare seguendo la Sequenza Operativa;
2. la Sequenza Operativa, che schematizza dal punto di vista logico e cronologico le operazioni da svolgere;
3. la Copertina, da utilizzare quale sotto-fascicolo antiriciclaggio;
4. l'ulteriore Copertina, da utilizzare quale sotto-fascicolo mezzi di pagamento;

il tutto integrato con le indicazioni dello Studio n. 1_2020/B, Le Regole Tecniche del C.N.N. e le buone prassi organizzative in materia di antiriciclaggio, approvato dalla Commissione Antiriciclaggio il 18 febbraio 2020 e dal Consiglio Nazionale del Notariato il 28 febbraio 2020.

FAQ per il personale

Ulteriore documento di immediato utilizzo del personale dello studio notarile sono le Frequently Asked Questions. Si tratta di una guida interna di ausilio all’attività di formazione del personale, nella quale vengono riproposte le più ricorrenti domande, in modo da fornire una rapida risposta alle problematiche operative correnti.

Area riservata

Il personale è dotato di proprie credenziale per poter accedere alla Rete Unitaria del Notariato (RUN) ove é presente una Sezione Antiriciclaggio costantemente aggiornata a cura della Commissione Antiriciclaggio del CNN. Il personale é tenuto a consultarla periodicamente. Inoltre, sull'indirizzo e-mail dello studio notarile rmoscatiello@notariato.it (consultabile da tutto il personale dello studio notarile), viene giornalmente recapitato il CNN Notizie con la segnalazione delle novità, anche in materia antiriciclaggio.

Organizzazione

Gli adempimenti di adeguata verifica vengono svolti direttamente dal notaio in applicazione dei principi generali di proporzionalità, approccio basato sul rischio e in ragione della specificità dell'attività notarile, valutando caso per caso il grado di approfondimento. Al personale viene, per lo più, demandata la raccolta della documentazione, ma non quella delle informazioni. Ciò nondimeno, il personale addetto all'istruttoria delle pratiche conosce il presente protocollo che viene costantemente aggiornato dal notaio. Fermo restando che le eventuali novità saranno prontamente segnalate dal notaio al personale, si rinvia al precedente paragrafo "Area riservata".

1. Le operazioni vanno valutate in base al rischio considerandone la rilevanza economica anche riferita al profilo del cliente, il che impone un diverso livello di attenzione nell'esecuzione dell'adeguata verifica.
2. E' stato predisposto il Modello Unico da utilizzare per raccogliere quelle informazioni che il cliente ha l’obbligo di rendere per iscritto.
3. E' stata predisposta la Sequenza Operativa da seguire nell'esecuzione dell'adeguata verifica.
4. All'apertura del fascicolo cartaceo deve essere formato il sotto-fascicolo antiriciclaggio (utilizzando la relativa Copertina) per contenervi la documentazione raccolta, le note e quanto altro pertinente all’attività di adeguata verifica (a eccezione dei mezzi di pagamento), in modo da tenere separato tale materiale dal restante fascicolo cartaceo e poterlo rendere separatamente disponibile in sede di ispezione, così rispettando sia il segreto professionale, sia la normativa in materia di trattamento dei dati personali.
5. All'apertura del fascicolo cartaceo deve essere formato l'ulteriore sotto-fascicolo mezzi di pagamento (utilizzando l'ulteriore relativa Copertina) per contenervi la documentazione raccolta, in modo da tenere separato tale materiale dal restante fascicolo cartaceo e poterlo rendere separatamente disponibile in sede di ispezione, così rispettando sia il segreto professionale, sia la normativa in materia di trattamento dei dati personali.
6. Acquisire, al primo momento utile, i documenti di identità delle parti e le informazioni in ordine alla loro attività lavorativa, per valutarne, se necessario, la congruità con l'operazione richiesta, in modo da verificare la permanenza delle condizioni per procedere con una adeguata verifica semplificata.
7. Nel caso di intervento in atto di soggetti non personificati, individuare sempre il titolare effettivo secondo criteri indicati nel Modello Unico, nella Sequenza Operativa e nelle Regole Tecniche.
8. Nel caso di ricorrenza di adeguata verifica ordinaria, acquisire per iscritto dal cliente informazioni sullo scopo e natura dell'operazione e, tendenzialmente, anche sulla consistenza patrimoniale come indicate dall’art. 1930 c.c.
9. Nel caso di ricorrenza di adeguata verifica rafforzata, acquisire per iscritto dal cliente informazioni in ordine alla origine del patrimonio e dei fondi impiegati nell'operazione valutandone l'attendibilità; acquisire informazioni aggiuntive sul cliente per eseguire un'ulteriore verifica.
10. Al più tardi al momento della stipula, o del compimento dell’operazione, acquisire dichiarazione scritta dal cliente in ordine alla non sussistenza di Persone Esposte Politicamente e/o titolari effettivi rispetto alle persone fisiche intervenute.
11. Dopo la stipula o il compimento dell’operazione, effettuare una verifica finale della completezza del fascicolo, che dovrà contenere, in genere, documenti di identità e codici fiscali, mezzi di pagamento (sempre), visure camerali, delibere autorizzative, dichiarazione di assenza di PEP o altri interessati (titolari effettivi).

Materiale impiegato per la formazione e a disposizione del personale

1. Lo Studio del CNN del 2020.
2. La Sequenza Operativa per il personale.
3. Le FAQ per il personale.
4. Le Regole Tecniche del CNN.
5. L'elenco degli indicatori di anomalia dell’Unità di Informazione Finanziaria (UIF) per l’Italia.
6. L'elenco dei modelli e schemi di comportamenti anomali dell’UIF.
7. Accesso alla Sezione Antiriciclaggio della RUN.
8. Accesso all'elenco dei Paesi Black-List della Sezione Antiriciclaggio della RUN.
9. Il Modello Unico e le Copertine sono documenti riservati e non vengono qui pubblicati.